Создание библиотеки электронных документов на основе возможностей АИБС «MARC-SQL»: пошаговая инструкция для пользователей
Одна из уникальных функций АИБС «MARC-SQL» - подключение полнотекстовых электронных документов, которая предоставляет возможность доступа не только к библиографическому описанию, но и непосредственно к документу.
Предлагаем вниманию школьных библиотекарей, работающих с использованием АИБС «MARC-SQL», пошаговую инструкцию подключения с использованием поля 900а Макрообъекты. Что дает данная функция? Современная школьная библиотека активно комплектуется электронными ресурсами, они составляют значительную часть библиотечного фонда. Прежде всего, это электронные учебники, справочные материалы, мультимедийные презентации, а также электронные варианты печатных изданий как предварительно отсканированные, так и набранные. Пользователь библиотеки получает возможность для ознакомления и работы с электронными ресурсами в полнотекстовом формате непосредственно в режиме работы с Электронным каталогом в АИБС «MARC-SQL». Полезным дополнением были бы базы, включающие электронные учебно-дидактические и методические материалы, созданные педагогами образовательной организации, электронные ресурсы по итогам творческих конкурсов обучающихся в рамках учебно-воспитательных мероприятий школы и др. Все эти материалы в значительной степени могли бы расширить и обогатить библиотечный фонд школы, составив библиотеку электронных документов в помощь педагогам и обучающимся.
Итак, обратимся к полю 900а Макрообъекты. В данное поле могут быть включены файлы с описанием содержания документа, музыка, сопровождающая документ, рисунки, фильмы и т.д., а также сами документы в полнотекстовом формате. В качестве имени макрообъекта предлагается имя файла. В дальнейшем, для того, чтобы просмотреть макрообъект, необходимо установить курсор на строке, описывающей макрообъект и нажать одновременно Alt+F1.
Рассмотрим процесс создания и подключения макрообъектов. Он состоит из 2-х этапов:
- Создать (или найти) файл макрообъекта.
- Созданный (или найденный) файл подключить к библиографическому описанию в базе данных.
Пример: в качестве макрообъекта возьмем презентацию,
cозданную в программе Microsoft Power Point.
Презентация называется так: «Этика делового
взаимодействия», автор Долгова Л.А., 2014г.
Создадим папку Macro (она не создается системой автоматически). Для этого выполним алгоритм: Мой компьютер → диск С → Program Files → Inform Systema → Marc SQl → Файл → Создать → папку (или правой кнопкой мыши). Вместо имеющегося названия «Новая папка» вводим → Macro. Именно в этой папке будут храниться файлы с именами макрообъектов. Откроем данную папку и поместим в нее файл, который будет являться макрообъектом – Этика делового взаимодействия. Возвратимся в MARC SQL, откроем информационную базу, в Электронном каталоге которой будет создано библиографическое описание данного файла макрообъекта. Создадим на основе данного файла Макрообъект. Для этого выполним следующий алгоритм: Сервис → Макрообъекты →в окне «Макрообъекты» выполним команду «Добавить».
В следующем окне «Добавление макрообъекта» нажимаем на кнопку открытия проводника ‹∙∙∙› для поиска нужного файла. С помощью проводника находим нужный файл – Этика делового взаимодействия – и нажимаем Открыть. Видим, что поля, описывающие макрообъект, заполняются автоматически. Нажимаем ОК и далее – Закрыть. На этом завершается первый этап - Создание макрообъекта на основе имеющегося файла.
Перейдем ко второму этапу - Подключение макрообъекта к библиографическому описанию. Возможно подключение макрообъектов как к имеющимся, так и вновь создаваемым записям. В Электронном каталоге нашей базы создадим новую запись – библиографическое описание презентации. Для этого заходим в меню Документ и нажимаем Создать, заполняем поля:
Заглавие (поле 245а) Этика делового взаимодействия
Автор (поле 100а) Долгова Л.А.
Ключевые слова (поле 653а) этика, деловая этика
Основная рубрика (поле 650а) этика
Получено от/из (поле 541а) кафедра управления образованием
Дата приобретения (поле 541d) сент. 2013
Обязательно необходимо добавить подполе 130к – Форма,Вид, Жанр, используя для этого комбинацию клавиш Alt+Insert. Введем в него запись – презентация, нажмем ОК. Изменим тип записи (см. панель инструментов): вместо Текстовый материал выбираем Файл и сохраняем библиографическое описание.
Далее будем подключать макрообъект. Находим поле 900а: для этого заходим в меню Правка и выбираем Дополнить из шаблона. Если же поле 900а в шаблоне отсутствует, то нажимаем комбинацию клавиш Alt+Insert и добавляем поле 900а Имя макрообъекта. В появившемся окне вписываем имя макрообъекта – Этика делового взаимодействия, нажимаем ОК и сохраняем библиографическое описание.
Как осуществить просмотр макрообъекта?
Для этого достаточно нажать комбинацию клавиш Alt+F1, соответствующий документ (в нашем примере презентация Этика делового взаимодействия) открывается и оказывается доступным для ознакомления с ним пользователя.
По запросам пользователей можно предусмотреть не только поиск, просмотр, но и копирование электронных документов.